Les Victorian School Design Awards utilisent Award Force pour gagner du temps, stocker les candidatures et garder tous les éléments du programme en ordre

Étude de cas client

Contexte

Le Victorian School Design Awards récompense les architectes ayant conçu des designs d’écoles publiques victoriennes depuis 2006. Le programme est ouvert à tous les architectes qui ont construit une école publique à Victoria au cours des 18 derniers mois. Le programme se termine avec une cérémonie de remise des prix avec tous les participants pour célébrer l’innovation dans le design et pour promouvoir la discipline de l’architecture des écoles dans l’État. Les architectes soumettent des images haute résolution ainsi que des mémoires écrits pour évaluation par une équipe de 6-8 jury. Le jury évalue chaque candidature individuellement, puis se réunit pour délibérer, débattre et discuter des scores pour déterminer le dossier gagnant.

Le Victorian School Design Awards ouvre également l’accès aux dossiers de candidatures à des directeurs et des administrateurs envisageant des mises à niveau pour leurs écoles. Cela les aide à identifier les conceptions d’école et les architectes qui correspondent à leurs exigences de construction et le style de construction qu’ils recherchent.

Le problème : un processus manuel, lourd et long

Avant Award Force, les Victorian School Design Awards s’appuyaient sur un processus de candidature sur papier. June Graham, gestionnaire des prix, déclare : « C’était comme soumettre un document d’appel d’offres. Les architectes ont dû livrer physiquement une copie papier de leur soumission écrite, des copies papier de photos, ainsi qu’un CD avec des images haute résolution de leurs conceptions et des bâtiments construits ».

Pour que les candidatures soient présentées au jury, chaque mémoire, y compris les images haute résolution fournies sur CD, devait être dupliqué pour chaque membre du jury. Ce processus a été difficile à gérer, comme l’explique June : « Les CDs ne fonctionnaient pas toujours, le processus d’évaluation était compliqué et c’est devenu un processus lourd ».

Le stockage des candidatures est également devenu un problème. Pour faciliter l’accès des directeurs d’école et des administrateurs scolaires, June a catalogué chaque soumission physique, associant une photo représentative à chaque CD, la gérant et la stockant dans ses bureaux. Les administrateurs devaient être physiquement présents pour voir le contenu ou attendre qu’une copie leur soit fournie à chaque candidature.

La solution : Une gestion en ligne facile avec Award Force

June savait que quelque chose devait changer. Elle a commencé à chercher des moyens qui aideraient à gérer les candidatures et faciliteraient les choses tant pour les participants que pour le jury.

Après avoir trouvé Award Force en ligne, June a déclaré: «J’ai découvert que les participants et le jury pouvaient candidater et évaluer en ligne. Nous n’avions plus besoin de sauvegarder les images ou de les stocker physiquement… Le système était un bon rapport qualité/prix et est venu avec une grande aide de la part d’une équipe patiente ».

En repensant à la mise en œuvre, où un chargé de la réussite client dédié soutient pro-activement le programme de la phase initiale d’intégration jusqu’à l’ouverture des inscriptions, June raconte : « Je n’étais pas particulièrement compétente en informatique à l’époque, et je me disais que cela allait être une transition vraiment difficile. Mais, en fait, Carl [son gestionnaire réussite client Award Force dévoué ] m’a vraiment bien accompagnée ».

Les résultats | Résultats

« Le système Award Force a aidé les Victorian Design Awards à fonctionner plus facilement ».

Il est plus facile de candidater

Les participants peuvent maintenant se connecter à la plateforme Award Force, compléter leur soumission et télécharger des images à l’appui.

« Ils trouvent cela facile. Ce n’est pas long. Cela ne les retarde pas dans leur travail quotidien. »

Plus facile de communiquer

S’il y a des candidatures en cours qui n’ont pas encore été finalisées, June utilise la fonctionnalité de diffusion Award Force pour que son programme continue de tourner : « La fonction d’annonces est vraiment bien pour rappeler aux gens de terminer les tâches et de finaliser leur dossier ».

Encore plus professionnel

L’élimination des formulaires papier, de la livraison de candidature sous format physique et de l’entreposage physique des éléments ont élevé les Victorian School Design Awards à un niveau supérieur.

« Les architectes trouvent que c’est un processus professionnel ».

Plus de stockage de copies papier

June n’a plus besoin de stocker de copies physiques des candidatures ou de CDs avec des images haute résolution. Elle utilise la fonction de galeries Award Force comme une bibliothèque d’images, et, avec la fonctionnalité des saisons, elle catégorise efficacement les images pour les garder organisées.

« Nous utilisons la bibliothèque d’images comme une archive, et nous puisons dedans pour obtenir des images pour toutes nos gammes de programmes. Les images sont de haute résolution et nous n’avons pas à les stocker sur nos ordinateurs ».

Soutenue jusqu’au bout

June apprécie le soutien qu’elle reçoit de l’équipe Award Force.

« Je peux envoyer un courriel et obtenir une réponse dans l’heure qui suit. Les gens qui travaillent pour cette entreprise sont formidables ».

Conseils pour les autres gestionnaires de prix

Nous avons demandé à June si elle avait des conseils pour d’autres équipes, entreprises ou organisations qui font face aux mêmes difficultés qu’elle a vécues avant Award Force et elle avait ceci à dire:

Je conseillerais à toute personne exécutant un programme de prix, en particulier ceux qui utilisent un système sur papier, d’envisager un système en ligne comme Award Force. C’est plus rentable et allège la charge de travail du jury.
Les Victorian School Design Awards utilisent Award Force depuis 2013.